מדיניות פרטיות

בעל השליטה במידע הוא BillyAI. ניתן לפנות אלינו בכל עניין הנוגע לפרטיות, עיון, תיקון, מחיקה, התנגדות לשימוש במידע, הסרת הרשאות או אבטחת מידע בכתובת billyai.app@gmail.com.

מסירת מידע לשירות אינה חובה חוקית, והיא נעשית לפי בחירת המשתמש. עם זאת, ללא מסירת פרטי חשבון, פרטי עסק, הרשאות חיבור למקורות מידע או מסמכים פיננסיים, לא נוכל לספק את השירות או חלקים ממנו, לרבות איתור מסמכים, חילוץ נתונים, הפקת דוחות, ניהול מנוי ומתן תמיכה.

המידע נאסף למטרות המפורטות במדיניות זו, ובכלל זה הפעלת השירות, אבטחתו, עמידה בחובות דין, ניהול תשלומים, תמיכה, שיפור השירות ומדידה. המידע עשוי להימסר לספקים ולצדדים שלישיים כמפורט במדיניות זו ולמטרות אלו בלבד, למעט אם נדרש אחרת לפי דין.

אנו אוספים מידע במידה הנדרשת, לפי שיקול דעתנו הסביר, להפעלת השירות, תחזוקתו, תמיכה במשתמשים, צמצום סיכוני אבטחה ועמידה בחובות דין.

• פרטי חשבון: כתובת אימייל, שם ככל שנמסר, פרטי עסק, הרשאות משתמש ופרטי סביבת עבודה.
• נתונים ממקורות שהמשתמש בחר לחבר: Gmail, Google Drive, Outlook ושירותים נוספים שהמשתמש אישר במפורש.
• מסמכים ותוצרי עיבוד: חשבוניות, קבלות, אישורי תשלום, קבצים מצורפים, גוף מייל פיננסי, וקישורים למסמכים פיננסיים.
• נתוני חילוץ: ספק, מספר מסמך, תאריך, סכומים, מטבע, שערי מטבע, סטטוס בדיקה ונתונים תפעוליים נוספים.
• נתוני מנוי וחיוב: תוכנית, סטטוס מנוי, מכסה, שימוש, מסמכי חיוב ומזהים שמתקבלים מ-Ching. פרטי כרטיס מלאים אינם נשמרים אצלנו.
• מידע טכני: כתובת IP, סוג דפדפן, מזהי בקשה, לוגים, אירועי אבטחה ושגיאות מערכת.
• עוגיות, LocalStorage וטכנולוגיות דומות: מזהי סשן, העדפות משתמש, נתוני שימוש בסיסיים, נתוני מקור הגעה ומדידה, ככל שהן מופעלות באתר או במערכת.

השירות מיועד לשימוש עסקי, אך מסמכים פיננסיים, מיילים, פרטי חיוב, פרטי ספקים ותוכן שהמשתמש מחבר או מעלה עשויים לכלול גם מידע אישי או מידע בעל רגישות מיוחדת. המשתמש אחראי לוודא שיש לו הרשאה למסור ולעבד מידע זה באמצעות השירות.

• פתיחה, ניהול ואבטחת חשבון המשתמש וסביבת העבודה.
• איתור, ייבוא, עיבוד, שמירה והצגה של מסמכים פיננסיים.
• חילוץ נתונים באמצעות OCR ובינה מלאכותית, כולל בדיקות איכות וזיהוי חריגות.
• הפקת קבצי אקסל, דוחות ושליחת מסמכים לנמענים שהמשתמש הגדיר, כגון רואה חשבון.
• ניהול מנוי, מכסות, תשלומים, תקופות ניסיון וחסימות שימוש בהתאם לסטטוס המנוי.
• תמיכה, פתרון תקלות, מניעת שימוש לרעה, אבטחת מידע ושיפור השירות.
• מדידה, אנליטיקה ושיפור האתר והמוצר, לרבות ניתוח מקורות הגעה, דפים שנצפו ואירועי שימוש כלליים.
• שליחת הודעות שירות, עדכונים תפעוליים והודעות שיווקיות רק כאשר הדבר מותר לפי דין ובהתאם להסכמה ככל שנדרשת.

איננו מוכרים מידע אישי, ואיננו משתמשים במידע ממסמכים או מחשבונות מחוברים לצורכי פרסום.

אם המשתמש מחבר חשבון Google, השירות משתמש בהרשאות שאושרו על ידו בלבד. Gmail נסרק לצורך איתור מסמכים פיננסיים, Google Drive נסרק רק בתיקיות שנבחרו או אושרו, וייצוא ל-Drive מתבצע רק אם המשתמש הפעיל זאת.

דוחות והודעות מערכת נשלחים דרך BillyAI וספק הדוא"ל התפעולי שלה, ולא באמצעות שליחת Gmail בשם המשתמש.

השימוש בנתוני Google כפוף למדיניות Google API Services User Data Policy, לרבות דרישות Limited Use: הנתונים משמשים רק להפעלת הפונקציונליות שהמשתמש ביקש, אינם נמכרים, אינם משמשים לפרסום ואינם משמשים לאימון מודלי AI/ML.

ניתן להסיר הרשאות Google בכל עת דרך הגדרות החשבון ב-Google: https://myaccount.google.com/permissions.

אם המשתמש מחבר חשבון Microsoft/Outlook, השירות משתמש בהרשאות שאושרו על ידו לצורך איתור וייבוא מסמכים פיננסיים. השימוש כפוף גם למדיניות ולתנאים של Microsoft.

השירות משתמש ב-OCR ובמודלי בינה מלאכותית לצורך חילוץ נתונים ממסמכים. עיבוד זה עשוי להתבצע באמצעות ספקים חיצוניים לעיבוד מסמכים ובינה מלאכותית, לרבות Google Document AI ו-Anthropic, בהתאם להגדרות המערכת ולצרכים התפעוליים של השירות.

המידע נשלח לספקים אלה רק במידה הנדרשת לעיבוד המסמך ולהפעלת השירות. ככל שהדבר בשליטתנו, הנתונים אינם משמשים לאימון מודלים של ספקי AI.

אנו משתפים מידע רק עם ספקים תפעוליים הנדרשים להפעלת השירות, עם שירותים שהמשתמש בחר לחבר, או כאשר הדבר נדרש לפי דין. ספקים וצדדים שלישיים עשויים לכלול:

• Google: התחברות והרשאות Gmail/Drive, אחסון קבצים ב-Google Cloud Storage, OCR באמצעות Google Document AI, ו-Google Tag Manager.
• Microsoft: התחברות והרשאות Outlook כאשר המשתמש מחבר חשבון Microsoft.
• Anthropic: עיבוד וחילוץ נתונים באמצעות מודלי AI.
• MongoDB: אחסון נתוני מערכת, חשבונות, מסמכים, תוצרים, לוגים ונתוני שימוש.
• Vercel: אירוח, תשתית, לוגים תפעוליים ו-Vercel Analytics.
• Trigger.dev ו-Inngest: תזמון והרצת תהליכי עיבוד ברקע.
• Resend: שליחת הודעות דוא"ל תפעוליות, הזמנות, איפוס סיסמה ודוחות.
• Ching: ניהול תשלומים, מנויים, תקופות ניסיון, מסמכי חיוב ואמצעי תשלום.
• Morning/Green Invoice או מערכות הנהלת חשבונות אחרות: רק אם המשתמש בחר לחבר אינטגרציה כזו.
• Google Analytics או כלי מדידה נוספים: ככל שהם מופעלים בפועל דרך Google Tag Manager או בדרך אחרת.

אנו פועלים לכך שספקים יעשו שימוש במידע רק למטרות הקשורות להפעלת השירות עבור BillyAI, בכפוף להסכמים, למדיניות ולתנאי השימוש של כל ספק, ולמעט אם הדבר נדרש לפי דין.

חלק מהספקים עשויים לעבד מידע מחוץ לישראל, לרבות בארצות הברית, באיחוד האירופי או במדינות אחרות שבהן פועלים ספקי הענן, התשלומים, הדוא"ל, ה-OCR/AI והאנליטיקה. שימוש בספקים אלה ייעשה במידה הנדרשת להפעלת השירות ובהתאם לדין, למדיניות ולתנאים החלים עליהם.

תשלומים, תקופות ניסיון, אמצעי תשלום, מסמכי חיוב וניהול מנויים מתבצעים באמצעות Ching. BillyAI שומרת מזהים, סטטוס מנוי, תוכנית, מכסה, שימוש ומסמכי חיוב שנדרשים להפעלת השירות ולתצוגה למשתמש. פרטי כרטיס מלאים אינם נשמרים אצל BillyAI.

האתר והמערכת עשויים להשתמש בעוגיות, LocalStorage, פיקסלים וטכנולוגיות דומות לצורך הפעלה תקינה של השירות, התחברות וסשן, שמירת העדפות, אבטחה, מניעת שימוש לרעה, מדידה, אנליטיקה ושיפור חוויית המשתמש.

עוגיות חיוניות ותפעוליות עשויות להידרש כדי שהשירות יעבוד באופן תקין. בנוסף, אנו עשויים להשתמש ב-Google Tag Manager, ב-Vercel Analytics, וב-Google Analytics או כלי מדידה נוספים ככל שיופעלו בפועל, לצורך הבנת שימוש באתר, מדידת קמפיינים ושיפור השירות.

ככל שיופעל מנגנון ניהול הסכמה לעוגיות, ניתן יהיה לנהל דרכו העדפות לעוגיות שאינן חיוניות. בנוסף ניתן לחסום, למחוק או לנהל עוגיות דרך הגדרות הדפדפן. חסימה או מחיקה עשויות להשפיע על התחברות, העדפות ותפקוד חלקים מסוימים באתר או במערכת.

• חיוניות ותפעוליות: התחברות, סשן, אבטחה, שמירת העדפות ותפעול בסיסי.
• אנליטיקה ומדידה: נתוני שימוש כלליים, מקורות הגעה, דפים שנצפו ואירועים באתר או במערכת.
• שיווק ופרסום: ייחוס קמפיינים, מדידת המרות ורימרקטינג, ככל שיופעלו ובהתאם לדין.

מידע נשמר בהתאם למנגנוני השמירה והמחיקה שקיימים בשירות בפועל, ולמשך התקופה הנדרשת להפעלת השירות, אבטחה, תמיכה, עמידה בחובות דין, טיפול במחלוקות, מניעת הונאות או שמירה על תיעוד עסקי ותפעולי. ככלל:

• פרטי חשבון, משתמשים, סביבת עבודה, לקוחות, ספקים, הגדרות, אינטגרציות ונתוני שימוש נשמרים כל עוד סביבת העבודה פעילה, אלא אם נמחקו קודם דרך השירות או לפי בקשה שאושרה.
• מסמכים פיננסיים, קבצי מסמכים, מועמדי מסמכים, תוצרי חילוץ, דוחות והיסטוריית עיבוד נשמרים כל עוד סביבת העבודה פעילה או עד מחיקת המסמך או סביבת העבודה.
• בעת מחיקת מסמך מתוך השירות, BillyAI מוחקת את רשומת המסמך ואת קובץ המסמך השמור בשירות, בכפוף למגבלות טכניות, גיבויים וחובות דין.
• בעת מחיקת סביבת עבודה, BillyAI מוחקת את קבצי המסמכים ואת רוב הנתונים המשויכים לאותה סביבת עבודה, לרבות מסמכים, מועמדי מסמכים, לקוחות, ספקים, אינטגרציות, לוגים, נתוני שימוש, תהליכי סנכרון, נתוני חיוב פנימיים והגדרות.
• הרשאות OAuth וטוקנים של Google, Microsoft ושירותים מחוברים נשמרים כל עוד החיבור קיים. מחיקת חיבור מסירה את פרטי החיבור שנשמרו אצלנו, ומחיקת סביבת העבודה מוחקת את החיבורים המשויכים אליה. ניתוק שאינו מחיקה עשוי להשאיר רשומת חיבור לא פעילה עד להסרה מלאה או מחיקת סביבת העבודה.
• נתוני תשלום, מנוי, checkout, אירועי billing, קרדיטים ומסמכי חיוב פנימיים נשמרים כל עוד סביבת העבודה פעילה ונמחקים ממערכות BillyAI בעת מחיקת סביבת העבודה, בכפוף למידע ש-Ching או ספקי תשלום אחרים שומרים לפי תנאיהם ולפי דין.
• Audit logs ואירועי אבטחה נמחקים אוטומטית בדרך כלל לאחר 365 ימים, ונמחקים גם בעת מחיקת סביבת העבודה אם הם משויכים אליה, אלא אם נדרש אחרת לפי דין או לצורך בירור אירוע אבטחה.
• רשומות טכניות זמניות, כגון OAuth state, rate limits ונעילות עיבוד, נשמרות לפרקי זמן קצרים ונמחקות אוטומטית לפי מנגנוני TTL של המערכת.
• נתוני אנליטיקה, עוגיות ומידע שנשמר אצל ספקי צד שלישי נשמרים בהתאם להגדרות השירותים והמדיניות של אותם ספקים, ובמידה שהמידע נמצא בשליטת BillyAI נפעל למחוק או לאנונימיזציה בהתאם למדיניות זו.

המשתמש יכול למחוק את חשבונו מתוך המערכת או לפנות אלינו בבקשת מחיקה. לאחר מחיקה נפעל למחוק או לבצע אנונימיזציה של מידע שאינו נדרש עוד בתוך זמן סביר, ובדרך כלל בתוך 30 ימים ממועד אימות הבקשה, בכפוף למגבלות טכניות ולשמירת מידע שנדרש לפי דין, גיבויים, אבטחה, חיוב או טיפול במחלוקות.

אנו פועלים ליישם אמצעי אבטחה סבירים ביחס לאופי השירות והמידע, לרבות שימוש בהצפנה בתעבורה, בקרות גישה, הפרדה בין סביבות עבודה, הגנה על סודות וטוקנים, ולוגים תפעוליים לפי הצורך. עם זאת, השירות נמצא בתהליך פיתוח ושיפור מתמשך, אין מערכת מאובטחת באופן מוחלט, ואיננו יכולים להבטיח חסינות מלאה מפני אירועי אבטחה, תקלות, טעויות אנוש או אירועים שאינם בשליטתנו.

בכפוף לדין החל, ובכלל זה חוק הגנת הפרטיות, ניתן לפנות אלינו בבקשה לממש זכויות ביחס למידע אישי, לרבות:

• זכות עיון במידע אישי המוחזק עליכם במאגרי BillyAI, בכפוף לאימות זהות ולחריגים הקבועים בדין.
• זכות לבקש תיקון של מידע אישי שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן.
• זכות לבקש מחיקה, אנונימיזציה או הפסקת שימוש במידע אישי, כאשר אין עוד צורך לשמור אותו או כאשר הדין מאפשר זאת.
• זכות להתנגד לקבלת דיוור שיווקי או לבקש הסרה מרשימות דיוור, ככל שקיימות.
• זכות לנתק הרשאות Google, Microsoft או שירותים מחוברים אחרים דרך השירות או דרך הגדרות הספק הרלוונטי.
• זכות לקבל הסבר כללי על מקורות המידע, מטרות השימוש, סוגי המידע וסוגי הגורמים שלהם נמסר המידע.
• זכות לפנות אלינו בכל שאלה, תלונה או בקשה בקשר לעיבוד מידע אישי או לאבטחת המידע.

בקשות למימוש זכויות ניתן לשלוח לכתובת הדוא"ל המופיעה במדיניות זו. ייתכן שנבקש פרטים נוספים לצורך אימות זהות לפני ביצוע בקשה. נשתדל להשיב לפניות בתוך 30 ימים. ייתכנו מקרים שבהם לא נוכל למחוק, למסור או לשנות מידע באופן מלא, למשל כאשר קיימת חובה חוקית לשמור אותו, צורך באבטחת מידע, גיבויים, תיעוד חיובים, בירור מחלוקת, הגנה מפני שימוש לרעה או זכויות של צדדים שלישיים.

השירות מיועד למשתמשים בני 18 ומעלה ולשימוש עסקי. אין להשתמש בשירות בשם קטין או למסור מידע של קטינים ללא הרשאה חוקית מתאימה.

אנו רשאים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. נוסח מעודכן יפורסם באתר או במערכת. אם יבוצע שינוי מהותי באופן איסוף, שימוש או שיתוף מידע אישי, נפעל למסור הודעה מתאימה באתר, במערכת או בדוא"ל, בהתאם לנסיבות ולדין החל. המשך שימוש בשירות לאחר עדכון מהווה הסכמה למדיניות המעודכנת, ככל שהדין מאפשר זאת.